Budjetointi muodostaa lähtökohdan yrityksen tulevaa kehitystä varten. Johtajat luovat budjetin, joka ennakoi rahoitusolosuhteet ja markkinoiden odotukset tuleville kausille. Nämä johtajat laskevat tulot ja kulut budjetoidulle kaudelle. Kun talousarviossa näkyvä ajanjakso saapuu, johtajat vertaavat todellisia kustannuksia budjettilukuihin ja arvioivat osaston suorituskykyä.
Luo budjetti
Yrityksen talousarvion luominen sisältää kaikki organisaation osastot. Myyntiosasto ennakoi markkinaolosuhteita ja arvioi tulevia tuloja myyntibudjetin luomiseksi. Tuotanto-osasto käyttää näitä tietoja tuotannon budjetin luomiseen, joka ennakoi materiaali-, työvoima- ja yleiskustannukset. Hallinto- ja myyntipäälliköt ennakoivat kulujaan tulevana vuonna. Budjettipäällikkö koordinoi kunkin osaston välistä viestintää ja kokoaa kunkin osion pääbudjetiksi ja luo budjetoituja taloudellisia raportteja.
Mittaa todelliset tulokset
Kirjanpito-osasto kirjaa kuukausitapahtumat pääkirjaan. Tilinpitäjä luo säännöllisiä tilinpäätöstietoja yrityksen taloudellisten tulosten ilmoittamiseksi. Tilinpitäjä luo myös taloudellisia raportteja, jotka kertovat yksittäisten osastojen myynti- ja osastokulut. Tilintarkastaja jakaa osaston raportit asianmukaisille osastopäälliköille ja koko joukolle budjettipäällikölle.
Laske talousarvion vaihtelu
Budjettipäällikkö vertaa todellisia hiekkakustannuksia budjetoituun myyntiin ja kustannuksiin. Todellisten ja budjetoitujen määrien välinen erotus vastaa budjettivarianssia. Budjettipäällikkö yhdistää kunkin yksikön yhteen raporttiin todelliset numerot, budjettinumerot ja budjettivariantinumerot. Budjettipäällikkö jakaa tämän raportin osastopäälliköille ja heidän esimiehilleen.
Arvioi suorituskyky
Yksittäisten osastopäälliköiden suorituskyvyn arvioinnissa käytetään budjettivaihteluja. Mitä suurempi varianssi on, sitä enemmän kysymyksiä esimiehet kysyvät määristä. Osastopäälliköiden on selitettävä budjettivarianssin syy. Jos budjettipäälliköllä on kohtuullinen selitys tai tilanne ei ole niiden hallinnassa, heidän suorituskykyään ei haittaa. Jos budjettivarianssi johtuu osastopäällikön huonosta hallinnosta, johtajan arviointi on negatiivinen.
