Kun palkaat uuden työntekijän, on täytettävä ja toimitettava useita lomakkeita laillisesti työskentelemiseksi Yhdysvalloissa. Yrityksesi voi myös vaatia uutta työntekijää täyttämään yritykselle ominaisia muita lomakkeita. Tyypillisesti nämä lomakkeet täyttyvät varhain päivän alussa työntekijän ensimmäisestä työpäivästä.
W-4
W-4 on Yhdysvaltain veroasiakirja, jonka kaikkien uusien työntekijöiden on täytettävä. Siinä luetellaan työntekijän sosiaaliturvatunnus ja verovapautukset. Lomake antaa työnantajille mahdollisuuden selvittää, kuinka paljon verotuloja pidätetään kustakin palkasta. Työntekijät voivat yleensä muuttaa vapautustietojaan koko urallaan yrityksesi kanssa.
I-9
I-9 on toinen hallituksen muoto, jonka on täytettävä uudet työntekijät. Se tarkistaa työntekijän laillisen kyvyn työskennellä Yhdysvalloissa. Sitä vaatii Yhdysvaltain sisäisen turvallisuuden laitos kansalaisuus- ja maahanmuuttovirasto. Työntekijöiden on toimitettava perustiedot, mukaan lukien nimi, sosiaaliturvatunnus ja kansalaisuus. Työntekijöiden on myös toimitettava asiakirjat tämän lomakkeen kanssa todistamaan, että he voivat työskennellä Yhdysvalloissa. Dokumentointiesimerkkejä ovat nykyinen passi, valtio antoi I.D. ja sosiaaliturvakortti.
Yrityksen lomakkeet
Yrityksellesi voi olla myös lomakkeita työntekijöille, jotka täyttävät ja lähettävät työnsä ensimmäisenä työpäivänä. Saatat esimerkiksi olla yrityksen käsikirjan ja työntekijöiden allekirjoituksen lomakkeen, joka osoittaa, että he ovat lukeneet ja ymmärtäneet kaikki yrityksen käytännöt. Voit myös vaatia työntekijöitä allekirjoittamaan salassapitosopimuksen, joka estää työntekijöitä jakamasta arkaluonteisia yritystietoja yrityksen ulkopuolisten kanssa.
Muut lomakkeet
Myös yrityksesi voi vaatia erilaisia muita muotoja. Näihin kuuluvat huume- ja alkoholipolitiikan tunnustamislomake, seksuaalinen häirintä tai perushenkilötietojen lomake, joka sisältää työntekijän nimen, puhelinnumeron, osoitteen, syntymäpäivän ja puolison tiedot sekä lapsen tiedot. Työntekijät saattavat myös joutua täyttämään hätätilanteen yhteydenottolomakkeen, jotta tiedät, kuka ottaa yhteyttä hätätilanteessa.
