Prosessin dokumentointi on prosessien tallentaminen, jonka yritys suorittaa säännöllisesti. Yleensä luodaan työntekijöiden kouluttamiseksi, prosessin dokumentointi ja koulutus voivat joskus viedä aikaa pois muusta toiminnasta. Kuitenkin sellaisten työntekijöiden aiheuttamien ongelmien vahvistaminen, jotka eivät ole saaneet riittävää koulutusta tai jotka eivät ymmärtäneet oikeaa tapaa toteuttaa prosessi, voivat viedä aikaa pois päivästä.
integraatio
Organisaatiot koostuvat joukosta prosesseja, jotka on integroitu yhteen yleistavoitteen saavuttamiseksi. Prosessin dokumentointi sisältää näiden eri prosessien tallentamisen, jotta organisaatiot voivat ymmärtää, miten ne toimivat, ja laatia myös strategioita niiden parantamiseksi.
selkeys
Prosessit on kirjattava selkeästi ja vakuuttavasti, koska nämä prosessit voivat myös auttaa jäsentämään muutoksia, joita tarvitaan työntekijöiden suorittamissa tavoissa. Johto voi joskus kehittää prosessiasiakirjoja koulutuksen käsikirjoihin uusien työntekijöiden kouluttamiseksi.
kannekelpoinen
Prosessidokumentaation on oltava toimintakelpoinen, jotta henkilöt, jotka eivät ole koskaan suorittaneet näitä prosesseja, voivat tehdä niitä. Syy, miksi tietyt tuotteet ovat samoja kaikkialla myymäläketjussa, johtuu siitä, että näiden tuotteiden luominen - esimerkiksi kuppi kahvia - on dokumentoitu selkeästi tavalla, joka mahdollisti muille mahdollisuuden luoda kopioita tuotteesta. Prosessin dokumentaation on oltava kannattavaa, jotta esimiehet voivat kouluttaa työntekijöitä.
Syy ja seuraus
Prosessin dokumentointi olisi kirjoitettava siten, että prosessien syy-seuraus-luonne määritellään selvästi. Prosessit on dokumentoitava erillään ja dokumentoitava selittämään, miten eri prosessit liittyvät toisiinsa. Organisaatio voi esimerkiksi haluta ymmärtää, miten sen kokousprosessi vaikuttaa yrityksen keskustelun avoimuuteen.
laiminlyönti
Prosessin dokumentaation luomisessa on myös oltava tieto siitä, mitä prosessin dokumentaatiossa on jätettävä pois. Jotkut prosessit ovat esimerkiksi niin yksinkertaisia, että niitä ei tarvitse kuvata. Muita prosesseja ei välttämättä tarvitse tehdä oikein joka kerta.
Prosessi ja koulutus
Usein johtajat voivat yhdistää prosessin dokumentaation ja koulutuksen. Prosessin dokumentointi voi säästää aikaa työntekijöille, jotka voisivat tehdä muita tehtäviä koulutuksen suorittamisen sijaan. Prosessin dokumentointi ei kuitenkaan aina selitä tietoja työntekijöille riittävän selvästi. Usein se on yhdistettävä käytännön koulutukseen, jotta uusi työntekijä ymmärtää tiedot selvästi.
