Muistutukset ovat kirjeitä, jotka toimivat organisaation sisäisenä viestintänä. Ne ovat liike-elämän kirjallinen muoto ja ne ovat yksinkertaisia. On tärkeää, että muistio on mahdollisimman tiivis, yksittäinen ja sijoitettu vasemmalle. Muistioita käytetään yleensä tietojen jakamiseen yrityksen uusista tuotteista, uutisista ja käytännöistä. Tässä on vaiheet yksinkertaisen muistion muotoilemiseksi.
Tarvittavat kohteet
-
Paperi
-
Tietokone
Hard-Copy-muistion alustaminen
Yrityksen nimi tulee näkyä kirjeen yläosassa - tämä tehdään yleensä yksinkertaisesti kirjelomakkeella. Sana "Memorandum" tulisi keskittää sivulle ja lihavoitu, vain kirjelomakkeen alapuolelle.
Päivämäärä, Vastaanottaja, Aihe, Aihe: Kaikki nämä elementit olisi sisällytettävä jokaiselle omalle rivilleen.
Avausilmoitus: Avauksessa esitetään muistion tavoite lauseessa tai kahdessa. Tavoitteena voisi olla ongelman ilmoittaminen, uuden tiedon ilmoittaminen tai kokouksen sijainnin ja ajan muuttaminen.
Keskustelu: Tämä on muistion runko, joka näkyy avaamisen jälkeen. Muistiinpanot ovat yksinkertaisia kirjeitä, jotka viittaavat suhteellisen yksinkertaiseen ongelmaan, mutta jos lisätietoja tai ongelmaa on käsiteltävä, käytä otsikoiden avulla kohtia, jotka sisältävät sisällön ja järjestävät tietoja. Helppo lukeminen on tärkeää, ja tärkeät yksityiskohdat voidaan jakaa luetteloihin ja luettelomerkkeihin.
Sulkeminen: Sulkemisessa korostetaan toimintaa, jota vastaanottajan on vaadittava. Se voi myös korostaa, mitä on tehty ongelman ratkaisemiseksi ja siihen liittyvät vaiheet. Kirjeessä on suljettava kohteliaasti. Muistioita voidaan allekirjoittaa tai allekirjoittaa
