Palkanlaskennat antavat työntekijöille tietoa uusista muutoksista yrityksen politiikassa ja muistuttavat työntekijöitä nykyisestä politiikasta. Jos työntekijät esimerkiksi unohtavat allekirjoittaa aikakorttinsa, lyhyt muistio voi muistuttaa heitä vaatimuksesta. Jos lomien vuoksi tarkastukset tulevat olemaan käytettävissä päivässä aikaisin, voit käyttää muistioa työntekijöiden ilmoittamiseen. Lähetä muistioita vain tarvittaville henkilöille. Palkkalisto-osastoon olisi sisällytettävä palkkasumman muistiinpanot työntekijöiden palkkakirjoilla tai tuloslaskelmilla varmistaakseen, että työntekijät saavat muistion.
Kirjoita otsikko. Sisällytä päivämäärä, vastaanottajat ja aihe. Esimerkiksi: 12/01/2020 Vastaanottaja: Kaikki työntekijät: Palkkahallinnon osasto Aihe: Varhainen palkkapäivä
Kirjoita muistion kappale; tämä on syytä kirjoittaa muistio. Esimerkiksi: "Joululoman vuoksi palkkalaskut ovat käytettävissä 23. päivänä." Kertakohtaiset kohdat ja, jos muistiossa on useampi kuin yksi, kaksinkertainen tila kunkin kappaleen jälkeen.
Kirjoita sulkeminen. Vaikka sinun ei tarvitse olla yhtä muodollinen kuin liikekirjeessäsi, sisällyttäkää sulkemisilmoitus ja osastosi nimi. Esimerkiksi "Jos sinulla on kysyttävää, ota yhteyttä palkkaosastoon. Kiitos." Sisällytä puhelinnumero, jos osastolla on oma laajennus.
vinkkejä
-
Kun lähetät muistion kaikille työntekijöille, jotka muistuttavat yrityspolitiikkaa, ota huomioon, että jotkut työntekijät suorittavat toiminnon oikein, joten et halua sanoa muistion ankarasti. Esimerkiksi "Vain nopea muistutus yrityksen politiikasta, jonka työntekijöiden on allekirjoitettava aikakorttinsa. Kiitos!" Poliittisia muutoksia koskevien ilmoitusten tulee olla suoraviivaisia ja täsmällisiä, mutta niissä on annettava yhteystietosi kysymyksiin. Esimerkiksi "Työntekijöiden on aloitettava 02/28/12 alkaen korvauksensa viikoittain. Jos sinulla on kysyttävää, ota yhteyttä Susieen laajennuksessa 210. Kiitos." Jos lähetät muistion kopion toiselle henkilölle, kuten yrityksen omistajalle, sisällyttäkää CC-rivi henkilön nimen alle. Texas A & M -yliopisto suosittelee alanimikkeiden käyttämistä yli kolmen kappaleen muistioita varten. Käytä yrityskirjeitä muistioissasi, jotta lukija tietää, että se on virallinen muistio. Saat hyväksynnän osastopäälliköltä tai yrityksen omistajalta ennen muistioiden lähettämistä.
Varoitus
Epätavallisissa kirjasimissa kirjoitetut muistiinpanot voivat olla vaikeasti luettavia ja ammattimaisia. Käytä tavallista fonttia ja tee teksti tasaiseksi vasemman marginaalin kanssa helpottaaksesi luettavuutta.Vaikka muistio onkin valitus, varmista, että kirjoitat sanoja. Säilytä ammattimaisuutesi aina.
