Muistiinpanot tai muistiinpanot ovat lyhyitä yritysviestejä, jotka auttavat saamaan tärkeitä informaatiota ihmisille ytimekkäästi ja helposti luettavassa muodossa. Selkeä muistion otsikko on tärkeä osa mihin tahansa muistioon, koska se valmistelee lukijan siihen, mitä tulee. Otsikon nopea skannaus paljastaa keskeiset tiedot siitä, kuka on mukana aiheessa, mitä käsitellään ja milloin muistio lähetettiin. Johdonmukainen otsikkomuoto helpottaa työntekijöiden ja työtovereiden lukea, ymmärtää ja toimittaa näitä hyödyllisiä asiakirjoja.
Muotoile jokainen muistio samalla tavalla kuin on, alkaen, päivämäärä ja aihepiirit. Nämä osat on painettava erillisinä riveinä ja suurina kirjaimin.
Kirjoita kaikkien lähettäjien ja vastaanottajien nimi ja nimikkeet muistion osioihin "ja" ja "alkaen". Sinun ei tarvitse käyttää herraa tai rouvaa muistiossa, vaikka toisinaan käytetään dr. Sisällytä sekä yksilön etu- että sukunimet sekaannuksen välttämiseksi.
Laita nykyinen päivämäärä otsikon kohtaan ”päivämäärä”. Älä sisällytä viikonpäivää, mutta tee myös vuosi.
Kirjoita lyhyt ja informatiivinen aihe. Vältä yhden tai kahden sanan aiheita, jotka eivät välitä tarpeeksi tietoa, kuten ”Yrityksen päivitys”. Valitse aihe, jonka avulla vastaanottajat tietävät tarkasti, mistä muistio liittyy, kuten ”Yritysten pukeutumiskoodin päivitys”.
vinkkejä
-
Otsikko- elementit voidaan järjestää uudelleen halutulla tavalla. Jotkut yritykset haluavat, että otsikkorivin otsikko on korkeampi. Mitä tahansa valitset, pidä se johdonmukaisena yhdestä muistiosta seuraavaan.
Jos käytät esipainettua muistilomaketta ja kirjoitat tiedot käsin, sinun ei tarvitse sisällyttää kaksoispistettä jokaisen otsikon elementin jälkeen.
