Ennalta hyväksytty maksusuunnitelma, joka tunnetaan myös nimellä PAPP, tarjoaa asiakkaillesi sekä laskutusosastollesi mukavuutta. Kun asiakas valtuutetaan siirtämään tietty määrä varoja tarkistus- tai säästötililtä ennalta määrättyyn päivämäärään mennessä, asiakkaiden ei tarvitse käsitellä määräaikaisia maksuja. Samoin järjestely vapauttaa laskutusosastosi laskutoimituksen ja jonkin verran maksujen käsittelystä. Koska tarvitset kirjallisen valtuutuksen käyttää toisen asiakkaan hallussa olevaa tiliä, sinun on varmistettava, että pääsy tilille on kirjoitettu PAPP-lomakkeella.
Kerää asiakkaan perustiedot. Muotoile lomakkeessa olevia osioita, joiden avulla asiakkaat voivat kirjoittaa nimen, yrityksen puhelinnumeron ja laskutusosoitteen PAPP-lomakkeella. Lisää kenttä kaikille asiakastiedoille, joita laskutusosasto ylläpitää jokaiselle asiakkaalle.
Kerää tietoja sekkitilistä, josta asiakas hyväksyy maksun. Kerää kotipankin nimi ja osoite, reititysnumero - ensimmäinen yhdeksän numeroinen numero, joka sijaitsee tarkastuksen vasemmassa alakulmassa - ja pankkitilin numero - reittinumeroa seuraavat numerosarjat. Pankit laativat omat tilinumeroidensa järjestelmät, joten ne voivat olla mitä tahansa pituisia.
Kerää asiakkaalta mitätön tarkistus tilitietojen vahvistamiseksi.
Anna kirjallinen lausunto, joka antaa yrityksellesi luvan tehdä peruutuksia määritetystä tilistä tarpeen mukaan. Jos laskutuspäivämäärä ja laskutettu summa pysyvät vakioina, jätä asiakkaalle tai laskutusvirastolle tyhjät tilaukset loppuun. Näytelaskelmassa luettaisiin: "Annan täten valtuutuksen (yrityksen nimi) veloittaa tilini $ ** _ ** _ joka kuukausi. Vakuutan, että minulla on valtuudet valtuuttaa debitit yllä olevasta tilistä ja hyväksyn tässä sopimuksessa esitetyt ehdot."
Anna tilaa asiakkaille allekirjoittaa ja päivittää ilmoitus valtuuttamaan tilisi.
Sisällytä kaikki käyttöehdot, joita saatat tarvita ”Käyttöehdot” -osassa. Näihin kohteisiin voi sisältyä säännöksiä, jotka edellyttävät asiakkaalta vastuuta palautetuista tai evätyistä maksuista ja ilmoittavat tilitietojen muutoksesta viikkoa ennen laskutuspäivää sekä ohjeita yrityksen tai asiakkaan sopimuksen peruuttamiseksi kirjallisesti.
Varoitus
Vaikka sinun pitäisi säilyttää PAPP-sopimuksen alkuperäinen kopio, se olisi säilytettävä turvallisessa paikassa, jotta asiakkaan taloudelliset tiedot pysyvät turvallisina niiltä, joilla ei ole lupaa käyttää sitä.
