Olitpa myymässä widgettejä tai tarjoamalla palveluja ja asiantuntemusta, kirjeet, joissa pyydetään maksua myöhemmissä tilissä, ovat välttämätön osa liiketoimintaa. Joskus ihmiset on yksinkertaisesti muistutettava heidän velastaan. Muina aikoina asiakkaat voivat tarkoituksellisesti välttää velvollisuutensa. Ensimmäisessä tapauksessa nämä kirjeet voivat nopeuttaa maksettavan summan maksamista; jälkimmäisessä he voivat auttaa osoittamaan toteuttamiasi toimia ennen virallisten keräystoimien etsimistä, mikä voi auttaa sinua hallitsemaan tuomioistuimessa. Kaikissa tapauksissa kirjeet on laadittava selkeästi, lyhyesti ja kohteliaasti, ammattimaisesti
Ilmoita velkasaldo
Kirjeen johdantokappaleessa on selvästi ilmoitettava erääntynyt saldo. Yksinkertaisen tervehdyksen jälkeen (kuten "Dear Mr. Smith") avaa kirje, jossa muistutat lukijaa tarkasti velasta. Käytä lausuntoa, kuten ”Tämä kirje muistuttaa sinua maksamattomasta saldostasi ABC Corporationille. Tietojemme mukaan tilisi on erääntynyt 56,39 dollaria. ”Ennen kuin kirjoitat tämän kirjeen osan, tarkista, että maksettava summa on maksettava. Liitä jäljennös jäljellä olevasta laskusta kirjaimeen ja viittaa tässä osassa olevaan liitteeseen.
Kuvaile hyväksyttäviä palautusmuotoja
Riippuen velan luonteesta, yrityksesi maksuvelvollisuudesta ja siitä, kuinka nopeasti haluat palauttaa maksettavan rahan, hyväksyttävä maksutapa on toinen tärkeä yksityiskohta, joka on ilmoitettava selvästi. Käteisvarat ovat tietysti nopeampia kuin henkilökohtaisen tarkastuksen odottaminen, mutta määrästä riippuen ei välttämättä ole mahdollista vaatia takaisinmaksua tällä tavalla. Myöskään jokainen yritys ei hyväksy luottokortteja, ja yritykset voivat hyväksyä yhden liikkeeseenlaskijan kortin, mutta eivät toisen. Sisällytä joka tapauksessa sellainen ilmoitus, että ”Maksu voidaan suorittaa käteisellä, sekillä tai luottokortilla. Hyväksymme Visa tai Mastercard. Tarkastukset voidaan suorittaa maksettaviksi tileille. ”
Ilmoita selkeästi määräaika
Älä jätä takaisinmaksun määräaikaa avoimeksi. Käytä lausuntoa, kuten "Lähetä tämä saldo 10 työpäivän kuluessa tai ota yhteyttä toimistoon välittömästi maksun suorittamiseksi puhelimitse." Määräajan ilmoittaminen ei ainoastaan toista lukijan tunne kiireellisyydestä, vaan antaa myös aikataulun, kun voit odottaa maksua ja voit harkita, mitä tehdä seuraavaksi, jos maksua ei suoriteta kyseisessä ikkunassa.
Valtion seuraukset viiveelle
Jos maksun myöhästymisestä on seurauksia, ilmoita ne kirjeen sulkemisessa. Yleinen seuraus on muodollisen oikeudenkäynnin aloittaminen, jotta määrä voidaan periä tuomioistuimessa. Muut seuraukset saattavat nostaa riitaa korkeammaksi organisaation tai palvelujen lopettamisen yhteydessä. Jos kirje on viimeinen varoitus, käytä sellaista lausuntoa kuin "Tämä on viimeinen ilmoitus, jonka saat. Jos emme saa täyttä maksua 10 päivän kuluessa tämän kirjeen päivämäärästä, pyydämme kaikkia oikeussuojakeinoja velan perimiseksi."
