Yritystä on vaikea seurata sen kasvaessa. Se voi saada vieläkin hämmentävämmän, kun yrität ymmärtää, miten rakenne on muuttunut ajan myötä esimerkiksi laajentumisen tai hallinnollisten muutosten kautta. Prosessikartoitus auttaa hallintaa näkemään muutokset kaavion avulla. Jotta kaavio olisi täsmällinen, prosessikartan rakentamisessa on noudatettava tiettyjä sääntöjä.
Määritä kaavion symbolit
Jokaisessa prosessikartassa on joukko symboleja, jotka edustavat erilaisia tehtäviä. Ennen kuin aloitat prosessikartan rakentamisen, nämä symbolit on määriteltävä. Soikeat esimerkiksi esittävät tuloa prosessin alussa tai prosessin lopussa. Laatikot tai suorakulmat osoittavat tehtäviä tai toimia, joita tapahtuu prosessin aikana. Nuolet osoittavat suunnan virtausta, ja timantit osoittavat prosessin pisteitä, kun kysytään kysymyksiä tai jos tarvitaan päätös. (Katso esimerkiksi resurssit.)
Määritä prosessi
Määritä, missä prosessi alkaa ja missä se päättyy. Prosessikartoitus tehdään yleensä, kun muutat tapaa, jolla ihmiset tekevät työnsä, esimerkiksi lisäämällä automatisoidun prosessin, kun yritys sulautuu toisen yrityksen kanssa, kun otat käyttöön uuden tuoteryhmän ja sinun täytyy ymmärtää sen vaikutukset omaa henkilöstöä, tehtäviä ja teknologioita, ja kun yrität vähentää kustannuksia ja parantaa tehokkuutta. Määritä, mitä yrität tehdä, kun se alkaa, milloin se päättyy ja nimeä prosessikartta vastaavasti.
Luettele vaiheet
Vaiheet voivat näyttää riittävän tiedon tai runsaasti yksityiskohtia. Riippumatta siitä, millä polulla otat, pidä sanamuotoa yksinkertaisena. Kirjoita jokainen vaihe verb-objektin muotoon, kuten ”toimintasuunnitelmaan”.
Luo sekvenssi
Post-It-muistiinpanojen tai hakemistokorttien käyttö karttaa vaiheet vasemmalta oikealle kaavion muodossa. Älä huoli nuolien tai lukujen piirtämisestä vielä. Näin tapahtuu, kun sinulla on visuaalinen käsitys siitä, mitä kartta näyttää.
Piirrä kaavio
Piirrä symbolit sääntöihin, jotka olet jo määrittänyt kullekin muodolle - soikeat edustavat esimerkiksi tuloa ja lähtöä. Kun symbolit ovat paikallaan, vedä nuolet. Jos muoto vaatii useamman kuin yhden nuolen, saatat joutua tekemään timanttipäätöksen, jotta voit saavuttaa tämän vaiheen, kun tiedät, että on olemassa vaihtoehtoja, jotka on otettava huomioon. Piirrä kaavio käyttämällä järjestelmämallin lähestymistapaa, jossa jokainen vaihe liittyy seuraavaan vaiheeseen tai tulokseen nuolella. Varmista, että malli on valmis ja sisältää asianmukaisia tietoja.
